Praktik Terbaik Manajemen Aset IT (ITAM)

Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, jumlah aset TI dalam bisnis Anda pun ikut bertambah. Lagi pula, komputer dan perangkat pendukungnya adalah komponen penting dalam bisnis modern, begitu pula sistem POS (Point-of-Sales), tablet, dan perangkat TI lain sesuai kebutuhan bisnis Anda. Aset TI itu sendiri bukan satu-satunya hal yang perlu Anda pertimbangkan dalam mengelola bisnis; Anda juga perlu memperhatikan siklus hidup (lifecycle) perangkat, pemeliharaan, lisensi software yang terpasang di tiap perangkat, kepada siapa perangkat ditugaskan, dan di mana lokasinya.

Dalam artikel ini, kita akan mengupas seluk-beluk manajemen aset TI (IT asset management/ITAM) dalam lingkungan perusahaan, mulai dari praktik terbaik, tantangan, hingga solusinya.

Memahami Manajemen Aset TI

Aset TI mencakup hardware (seperti komputer, server, dan perangkat jaringan), software (lisensi, aplikasi, dan langganan), serta data digital (informasi pelanggan, kekayaan intelektual, dan data sensitif). ITAM yang efektif memungkinkan organisasi untuk:

• Mengoptimalkan alokasi sumber daya: Dengan memperoleh visibilitas atas aset TI, organisasi bisa mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif, memastikan investasi selaras dengan tujuan bisnis, dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu.
• Meningkatkan keamanan dan kepatuhan: Pengelolaan aset TI yang tepat membantu menekan risiko keamanan dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi industri serta kebijakan internal. Ini mencakup pelacakan lisensi software, pengelolaan kontrol akses (access control), dan perlindungan data sensitif.
• Meningkatkan efisiensi operasional: Merapikan proses manajemen aset TI meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi downtime, mengoptimalkan tingkat inventaris, serta memudahkan pemeliharaan dan upgrade yang proaktif.

Tantangan Utama dalam Manajemen Aset TI

Salah satu aspek terpenting dalam ITAM adalah implikasi finansialnya. Banyak bisnis kesulitan mengelola aset TI yang melayani pengguna akhir, tetapi mereka juga kesulitan memahami dampaknya terhadap laba karena perlakuan akuntansi atas aset TI.

Aset TI umumnya disusutkan (depreciation) selama 36 bulan sepanjang masa manfaatnya, sehingga biayanya bisa dibebankan selama periode tersebut. Penyusutan seharusnya dimulai ketika perusahaan mulai menggunakan aset, bukan ketika aset itu dibeli. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin membeli 300 laptop untuk karyawannya di akhir tahun kalender, tetapi baru benar-benar mulai memakainya pada tahun berikutnya. Dalam kasus ini, penyusutan seharusnya baru dimulai tahun berikutnya saat laptop benar-benar digunakan.

Namun, banyak bisnis gagal membedakan tanggal perolehan aset TI dengan tanggal mulai penggunaannya, yang bisa menyebabkan neraca dan laporan laba rugi menjadi tidak akurat. Untuk mencegahnya, penting bagi bisnis untuk melacak tanggal pembelian dan tanggal mulai penggunaan tiap aset secara individual agar nilai sisa aset tersebut tercatat dengan benar.

Selain hardware, lisensi software yang terpasang pada perangkat tersebut juga merupakan aset yang harus dikelola secara paralel. Tanpa manajemen aset software yang baik, perusahaan bisa berlebihan membeli lisensi yang tidak mereka butuhkan atau tidak terpakai sepenuhnya. Karena itu, melacak pengguna yang ditugaskan, perangkat, dan lisensi software secara bersamaan sangat penting untuk operasional ITAM yang efisien. Perlu diingat pula bahwa lisensi software juga disusutkan seperti jenis aset lainnya, sehingga membeli software secara berlebihan bisa membuat biaya membengkak tak terkendali dan menggerus profitabilitas bisnis Anda.

Praktik Terbaik dalam Manajemen Aset TI

Untuk mengelola aset TI secara efektif, organisasi sebaiknya menerapkan sejumlah praktik terbaik:

• Terapkan sistem ITAM terpusat: Memusatkan manajemen aset TI dalam satu sistem memberi gambaran menyeluruh atas semua aset di seluruh organisasi. Ini memudahkan pelacakan, pemantauan, dan pengelolaan siklus hidup tiap aset secara efisien.
• Audit dan pembaruan berkala: Melakukan audit rutin memastikan catatan aset TI tetap akurat dan terkini. Audit ini membantu mengidentifikasi aset yang tidak terpakai atau kurang dimanfaatkan, sehingga bisa dialokasikan ulang atau dilepas, serta memastikan semua lisensi software terpakai secara optimal.
• Integrasikan ITAM dengan sistem lain: Mengintegrasikan tool ITAM dengan sistem lain seperti enterprise resource planning (ERP), human resources (HR), dan security information and event management (SIEM) dapat meningkatkan akurasi data dan merapikan proses.
• Terapkan strategi pemeliharaan proaktif: Pemeliharaan proaktif membantu mencegah kerusakan sebelum terjadi, mengurangi downtime, dan memperpanjang umur aset TI. Pendekatan ini mencakup pembaruan dan patch rutin, pemeriksaan berkala, serta penggantian perangkat lama saat masa manfaatnya hampir habis.
• Manfaatkan analitik data untuk pengambilan keputusan: Memanfaatkan analitik data membantu organisasi mengambil keputusan yang tepat soal pembelian, penggunaan, dan pelepasan aset TI berdasarkan tren dan pola penggunaan.

Tips Manajemen Aset TI yang Efektif

Mengadopsi software berbasis cloud yang dirancang khusus untuk ITAM dapat sangat meningkatkan pengalaman karyawan dalam mengelola aset sekaligus memperbaiki akurasi catatan inventaris secara keseluruhan, berkat integrasi database real-time dan dukungan aplikasi mobile, dengan fitur seperti pemindaian barcode, pengenalan (recognition), dan pencetakan label.

Selain merepresentasikan aset TI fisik maupun non-fisik secara virtual lewat software di organisasi Anda, Anda juga bisa menetapkan jadwal penyusutan garis lurus (straight-line depreciation) untuk aset sesuai jenisnya, mengelola siklus hidup tiap aset, dan mengambil keputusan berbasis data dalam manajemen aset. Sebagai contoh, jika sebuah aset mendekati akhir masa manfaatnya dan butuh perbaikan atau pemeliharaan besar, Anda bisa menimbang biaya perbaikan terhadap nilai sisa (salvage value) aset tersebut, yang biasanya adalah harga beli dikurangi akumulasi penyusutan, lalu mengambil keputusan yang lebih ekonomis bagi organisasi, misalnya menggantinya alih-alih mengeluarkan biaya perbaikan yang terlalu besar. Banyak sistem ERP (Enterprise Resource Planning) mendukung pembuatan jadwal penyusutan untuk aset tetap, sehingga perhitungan penyusutannya otomatis.

Audit dan pengecekan inventaris secara berkala juga penting karena memastikan catatan tetap sesuai dengan inventaris fisik, sehingga manajer yakin bahwa keputusan berbasis data mereka akan efektif.

Audit inventaris menjadi lebih mudah jika software ITAM pilihan Anda mendukung fitur audit inventaris khusus seperti yang dimiliki BoxHero, yang memungkinkan pengguna membagi proses audit melalui lembar kerja terpisah. Catatan inventaris yang akurat tidak hanya memberi keyakinan yang dibutuhkan manajer, tetapi juga memastikan organisasi patuh terhadap standar pembukuan internal maupun eksternal.