Cara Meyakinkan Bos Anda untuk Berinvestasi pada Software Manajemen Inventaris
Orang-orang yang bertugas menghitung inventaris setiap hari sering kali adalah yang pertama menyadari perlunya software inventaris yang lebih baik. Tantangannya adalah mendapatkan persetujuan dari pihak yang memegang anggaran.
Tinjauan terbaru Capterra terhadap 650+ percakapan dengan pembeli software inventaris menemukan bahwa sebagian besar tim ragu karena alasan yang sama: biaya dan waktu untuk melatih staf, melakukan onboarding, dan mengimplementasikan sistem baru.
Keraguan itu biasanya muncul sebagai beberapa pertanyaan langsung. Berapa biayanya? Apakah tim benar-benar akan memakainya? Bukankah spreadsheet kita sudah cukup? Di balik semua itu ada satu pertimbangan mendasar: apakah hasilnya sepadan dengan harganya.
Panduan ini membahas empat kekhawatiran yang paling sering diajukan para pengambil keputusan, menjelaskan apa yang ada di baliknya, dan menyediakan data, poin pembicaraan, serta skrip percakapan singkat yang bisa Anda pakai untuk mengajukan argumen tentang software inventaris.
1. Saat sistem sekarang terasa sudah cukup: Ubah waktu yang terbuang menjadi angka
Manajer yang menyetujui anggaran biasanya bukan orang yang mencatat pesanan barang masuk atau melacak selisih hitungan. Pekerjaan itu terjadi di luar pandangannya, jadi mudah baginya meremehkan titik-titik masalahnya. Keluhan umum seperti "kita selalu ketinggalan" tidak akan menggerakkan mereka, karena setiap pekerjaan punya hambatannya sendiri.
Angka yang spesifiklah yang akan menggerakkan mereka. Selama satu minggu, catat rutinitas yang tidak pernah diukur siapa pun:
- Berapa kali sehari seseorang bertanya, "Apakah stok ini ada?" dan kira-kira berapa lama tiap jawaban memakan waktu
- Berapa lama waktu untuk mencatat barang masuk dan keluar ketika pekerjaan itu baru dikerjakan di akhir hari atau akhir minggu
- Berapa kali koreksi hitungan terjadi bulan lalu, dan berapa lama tiap koreksi butuh waktu untuk ditelusuri
Setelah itu tercatat, Anda bisa menyodorkan angka yang konkret kepada orang yang menyetujui pengeluaran.
"Saya coba hitung sendiri berapa waktu yang habis cuma buat beres-beres inventaris, dan ternyata jauh lebih banyak dari yang saya kira. Sehari bisa belasan kali orang nanya ‘barang ini masih ada, nggak?’, dan saya pun masih catat barang masuk manual dulu, baru dimasukin ke sistem belakangan.
Bulan lalu saja kita sampai sembilan kali harus benerin hitungan. Kalau dijumlahkan, lumayan banyak jam yang kebuang tiap minggu. Boleh saya rapikan angkanya dan tunjukkan ke Anda sebelum pesanan berikutnya jalan? Saya rasa sebagian besarnya bisa kita pangkas.”
2. Saat harganya terlihat terlalu mahal: Hitung berapa yang sudah hilang karena pelacakan manual
‘Mahal nggak, sih?’ biasanya artinya ‘buktikan dulu kalau ini bakal balik modal.’ Dijawab ‘nggak mahal kok’ malah tidak nyambung dengan yang bos Anda maksud.”
Ubah waktu yang terpakai saat ini menjadi uang. Ambil waktu yang dihabiskan untuk mencatat dan mengecek stok setiap hari.
Satu jam sehari berarti sekitar 20 jam per bulan dalam 20 hari kerja. Kalikan dengan biaya per jam (termasuk beban) dari orang yang mengerjakannya. Lalu tambahkan berapa biaya akibat hitungan yang salah: pemesanan ulang mendadak, write-off untuk stok yang kedaluwarsa atau usang, dan penjualan yang hilang ketika barang yang menurut catatan tersedia ternyata sudah habis.
Keuntungan dari memperbaiki ini bisa diukur. Dalam sebuah studi terkontrol oleh ECR Retail Loss, memperbaiki catatan inventaris meningkatkan penjualan rata-rata sekitar 6% di seluruh peritel yang diuji.
Sandingkan harga bulanan software dengan dua angka Anda sendiri, yaitu jam kerja yang bisa Anda hemat dan kerugian yang bisa Anda hindari, maka diskusinya akan bergeser dari sekadar harga.
“Saya coba hitung sebenarnya berapa biaya yang keluar dari cara kerja kita sekarang. Antara menghitung stok dan memperbaiki kesalahan, sebulan habis hampir 20 jam, kalau dirupiahkan sekitar Rp9 juta hanya dari waktu, belum termasuk pesanan dadakan dan stok yang terpaksa kita write-off kuartal lalu. Sementara software yang mau kita pakai cuma sekitar Rp600 ribu per bulan.
Boleh saya sandingkan angkanya biar Bapak bisa lihat sendiri gimana biayanya balik?”
3. Saat Spreadsheet terasa sudah cukup: Tunjukkan di mana Spreadsheet mulai gagal
Spreadsheet mencatat item dan jumlah, dan orang yang teliti bisa mengelolanya untuk sementara waktu. Tapi sejatinya, spreadsheet dibuat untuk menyortir dan menghitung, bukan untuk melacak stok yang diubah banyak orang sepanjang hari.
Spreadsheet juga menyimpan risiko yang lebih besar dari yang terlihat. Satu salah ketik di kolom jumlah, atau rumus yang tidak tersalin ke bawah, bisa terus salah tanpa terdeteksi selama berbulan-bulan.
Keadaan makin buruk ketika satu orang menangani barang masuk, barang keluar, penghitungan, dan pencatatan sekaligus, karena tidak ada orang lain yang bisa memperbarui file itu dengan andal saat dia tidak ada.
Berikut perbandingan antara spreadsheet dan software inventaris:
“Saat hanya saya yang mengisi, spreadsheet ini tidak ada masalah. Tapi sekarang beberapa dari kami memperbaruinya bersama, jadi datanya sering saling menimpa, dan gara-gara itu bulan ini saja saya sudah dua kali harus mengulang penghitungan.
Bisa tidak kita coba cari opsi yang memungkinkan kami semua bekerja dari satu daftar yang sama, dan saya bisa melihat siapa yang mengubah data?”
4. Saat Anda khawatir tim tak mau memakainya: Jalankan pilot kecil
Ini adalah kekhawatiran yang paling masuk akal dari keempatnya. Ketika sebuah software terasa canggung dipakai, orang diam-diam kembali ke cara lama mereka, dan perusahaan terus membayar untuk tool yang tak pernah dibuka siapa pun.
Gartner memperkirakan bahwa sebanyak 25% dari pengeluaran software perusahaan terpakai untuk tool yang nyaris tidak digunakan, jadi manajer yang pernah membayar salah satunya wajar bersikap hati-hati.
Siapkan sebagai uji coba kecil terlebih dahulu. Pilih 20 hingga 50 item yang paling sering bergerak, tugaskan satu atau dua orang memakai software itu untuk pekerjaan nyata mereka, dan amati bagaimana jalannya: apakah memasukkan stok cepat, apakah orang bisa menemukan yang mereka cari, dan apakah ada yang butuh pelatihan untuk mulai. Setelah sebulan, Anda akan tahu bagaimana tim benar-benar menerimanya.
Uji coba gratis lebih ampuh daripada demo penjualan di sini, karena Anda menguji tool yang sebenarnya dengan item Anda sendiri. BoxHero gratis selama 30 hari tanpa kartu kredit dan mencakup semua fitur, jadi uji coba ini menunjukkan bagaimana ia benar-benar bekerja.
Kalau hasilnya bagus, kita terapkan ke seluruh tim; kalau ternyata kurang cocok, ya kita hentikan saja, tanpa ada biaya yang keluar sepeser pun.”
Apa yang Perlu Dibawa ke Meeting
Setiap kekhawatiran ini bermuara pada satu hal yang sama: orang yang memegang budget ingin melihat angka nyata. Sebelum Anda mengangkat kebutuhan akan software inventaris, luangkan satu minggu untuk mencatat berapa banyak waktu yang tersita inventaris dan berapa biaya sebuah hitungan yang salah. Jangan lupa pilih beberapa item yang akan Anda jalankan lewat uji coba lebih dulu, dan daftar untuk mencoba BoxHero secara gratis!
